上司から仕事の指示を受けたものの、「今の説明をもう一度確認したい」「一部を聞き逃したかもしれない」と思うことがあります。
そんなときは、無理に自分だけで判断して進めるより、早めに聞き直して認識を合わせるほうが安心です。
そのまま使いやすい言い方は、次のようなものです。
「すみません、念のためもう一度確認させていただいてもよろしいでしょうか？」
「先ほどのご指示について、○○の部分をもう一度確認させてください。」
「認識を合わせておきたいのですが、○○という理解で合っていますか？」
「分かりませんでした」とだけ伝えるのではなく、どの部分を確認したいのかを具体的にすると、上司も答えやすくなります。
指示を聞き直すときは「もう一度お願いします」だけにしない
指示を聞き逃したとき、「すみません、もう一度お願いします」とだけ伝えても構いません。
ただ、すでに理解できている部分まで最初から説明してもらうことになり、確認に時間がかかる場合があります。
そこで、覚えている部分を先に伝えてから、分からない部分だけ確認する方法があります。
たとえば、
「○○を今日中に対応するところまでは理解しています。△△について、もう一度確認させていただけますか？」
このように伝えれば、どこまで理解していて、どこを聞き直したいのかが明確になります。
聞き直したい状況別の言い方
指示をほとんど覚えていないとき
説明を聞いていたものの、内容を十分に覚えられていない場合は、正直にもう一度説明をお願いしましょう。
「申し訳ありません。先ほどのご指示を正確に確認したいので、もう一度ご説明いただけますか？」
「忘れてしまいました」と直接言うより、正確に進めるために確認したいという形にすると伝えやすくなります。
一部分だけ聞き逃したとき
一部だけ聞き取れなかった場合は、そこに絞って確認します。
「すみません、最後の○○について聞き取れなかったので、もう一度教えていただけますか？」
「○○までは理解できたのですが、その後の部分をもう一度確認させてください。」
確認する範囲を限定すれば、相手にも状況が伝わりやすくなります。
自分の理解に自信がないとき
指示を聞いたつもりでも、「この理解で合っているのかな」と不安になることがあります。
この場合は、説明を最初から聞き直すより、理解した内容を伝えて確認する方法が使えます。
「確認ですが、まず○○を行い、その後△△を提出するという流れで合っていますか？」
「私の理解では○○という進め方ですが、こちらで合っていますでしょうか？」
この聞き方なら、単なる聞き直しではなく、認識違いを防ぐための確認になります。
指示を聞き直すときに伝えること
指示をもう一度確認するときは、次の3つを意識すると整理しやすくなります。
- どの仕事についての確認なのか
- どの部分が分からない・あいまいなのか
- どのように進めればよいか確認したいこと
たとえば、「さっきの件ですが……」だけでは、上司が複数の仕事を指示していた場合に何の話か分からないことがあります。
「先ほどの資料作成の件ですが」と仕事を特定してから質問すると、話がスムーズです。
聞き直したあとに認識を復唱する
もう一度説明してもらったら、そのまま終わらせず、自分の理解を短く復唱しておくと安心です。
「ありがとうございます。では、○○を今日中に対応して、△△まで終わったら一度確認いただくということで進めます。」
このように自分の言葉で整理すると、上司との認識が合っているか確認できます。
もし違っていれば、その場で修正してもらえます。
聞き直すときに避けたい言い方
「何を言ってるのか分かりませんでした」
自分にとって分かりにくかったとしても、相手の説明そのものを否定するように聞こえる可能性があります。
代わりに、
「私の理解を確認したいのですが、○○ということで合っていますか？」
と、自分の認識に焦点を当てると伝えやすくなります。
「もう一回言ってください」
短く伝わる一方で、相手や場面によっては少しぶっきらぼうに聞こえることがあります。
「もう一度確認させていただけますか？」
のようにすると、仕事上の確認として自然です。
同じことを何度も聞いてしまいそうなときはメモを取る
一度聞き直しても、後からまた分からなくなることが多いなら、次回から指示を受けるときに要点をメモしておきましょう。
特に、次のような項目を残しておくと確認しやすくなります。
- 何をするのか
- いつまでにするのか
- どこまでできればよいのか
- 誰に確認・提出するのか
それでも分からない部分があれば、メモを見ながら質問できます。
「こちらのメモを確認しながら進めているのですが、○○だけ確認させてください。」
「何度も聞いて申し訳ない」と考えすぎるより、必要な点を一つずつ確認することが大切です。
指示を聞き直すことは、仕事を止めるためではなく間違いを防ぐため
上司の指示をもう一度聞くのは、「ちゃんと聞いていなかったと思われそう」と不安になることもあります。
しかし、あいまいなまま進めて後から修正するより、最初に確認したほうがスムーズな場合があります。
特に、自分の判断だけでは決められない部分があるなら、早めに確認しておきましょう。
その際は、
「念のため認識を合わせておきたいのですが、○○という理解で合っていますか？」
という言い方が使いやすいでしょう。
まとめ
指示をもう一度確認したいときは、無理に分かったふりをして進める必要はありません。
まずは、
- 「念のためもう一度確認させていただけますか？」
- 「○○の部分をもう一度教えていただけますか？」
- 「○○という理解で合っていますか？」
と伝えれば、聞き直すことができます。
特に大切なのは、何が分からないのかをできるだけ具体的にすることです。
説明を聞いた後は、「○○ということで進めます」と復唱しておけば、認識違いも確認できます。
「聞き直したら失礼かもしれない」と考えすぎず、仕事を正しく進めるために必要な確認として、分からない部分を一つずつ聞いていきましょう。