私用で会社を休みたいとき、「何の用事なの？」と聞かれたらどうしようと、上司への伝え方に迷うことがあります。
家族のことや個人的な予定など、会社に詳しく説明したくない事情で休みたいケースもあります。
そんなときは、休みたい理由を細かく説明するより、「休みたい日」「私用であること」「仕事への対応」を簡潔に伝えると、話をまとめやすくなります。
そのまま使いやすい例文は次のとおりです。
「○日に私用のため、お休みをいただきたいです。事前に必要な業務は対応しておきます。よろしくお願いします。」
「○日は私用があるため、お休みを希望しています。業務に影響が出ないよう、必要な引き継ぎは事前に行います。」
「○日に私用の予定があり、休みを取りたいと考えています。詳細については個人的な事情のため控えさせていただければと思います。」
この記事では、私用で会社を休みたいときに、理由を詳しく説明せず上司へ伝える方法を紹介します。
私用で会社を休みたいときは「休みたい日＋私用」を先に伝える
私用で休みたいことを伝えるときは、まず「いつ休みたいのか」を明確にします。
理由について長く説明するより、休みの日と仕事への影響を伝えたほうが、上司も確認しやすくなります。
休みたい日を具体的に伝える
最初に「○日に休みたい」と伝えます。
「○日にお休みをいただきたいです」と伝えれば、上司も勤務予定との調整が必要か確認できます。
理由は「私用」と簡潔に伝える
詳しい事情を話したくない場合は、「私用のため」と伝えるだけでも、休みたい理由を簡潔にまとめられます。
「○日は私用のため、お休みをいただきたいです」のように、休みたい日と理由を一文で伝えると分かりやすくなります。
私用の内容を詳しく言わずに休みを相談する例文
個人的な予定の詳細を説明したくない場合は、理由を「私用」とまとめて伝えます。
「○日は私用のため、お休みをいただきたいと考えています。業務については事前に対応しておきますので、よろしくお願いします。」
もう少し短く伝えたい場合は、次のような言い方もできます。
「○日は私用のため、お休みを希望しています。ご確認をお願いいたします。」
「何の用事？」と聞かれて理由を詳しく言いたくないとき
私用で休みたいと伝えたあと、上司から「何の用事？」と聞かれることがあります。
詳しい内容を話しても問題ない場合は必要な範囲で説明できますが、個人的な事情として伝えたくない場合は、説明を限定することもできます。
「個人的な用事」と伝える
詳しい内容を話したくない場合は、「個人的な用事があります」と伝えます。
「個人的な事情があるため、詳しい内容については控えさせてください。○日はお休みをいただきたいです」と、必要な部分だけ伝える方法があります。
仕事に必要な情報へ戻す
理由について説明する代わりに、仕事への影響や事前対応について話す方法もあります。
「個人的な用事のため詳細は控えますが、仕事については事前に対応しておきます」と伝えれば、必要な話題へ戻せます。
私用で休みたい理由をどこまで説明すればいい？
私用の内容には、家族のことや個人的な予定など、他人に話したくない情報が含まれる場合があります。
そのため、上司に伝える内容は「休みを取りたい」ということと、業務への影響がある場合の対応を中心に整理すると話しやすくなります。
詳しい事情を話せる場合
上司に説明しても問題ない内容なら、必要な範囲で具体的に伝えても構いません。
ただし、休みの相談をするために、必要以上に長く事情を説明する必要はありません。「○日に私用があるため、お休みをいただきたいです」程度にまとめることもできます。
詳しい事情を話したくない場合
個人的な事情を話したくないなら、「私用」「個人的な事情」という表現でまとめます。
「個人的な事情があるため、詳細は控えさせてください。○日にお休みをいただきたいです」と伝えれば、詳しい内容を説明せずに希望を共有できます。
私用で休む日に仕事や引き継ぎがある場合
休みたい日に自分が担当している仕事がある場合は、休みの相談とあわせて、その仕事をどうするか確認しておくとスムーズです。
すべての仕事について説明する必要はなく、休みによって影響が出そうなものを中心に伝えます。
事前に仕事を終わらせる場合
休みの日までに対応できる仕事なら、その予定を伝えます。
「○○については休みの前日までに対応しておきます」と伝えれば、自分でできる範囲の対応を示せます。
引き継ぎが必要な場合
休みの日にも対応が必要な仕事があるなら、事前に引き継ぎについて相談します。
「○○については私が休みの日に対応が必要になるため、事前に共有しておきたいです」と伝えると、必要な引き継ぎを確認できます。
私用で休む日に会議や予定が入っている場合
休みたい日に会議や打ち合わせなどの予定がある場合は、その予定への影響を早めに共有します。
休みの希望だけを伝えるのではなく、参加できない予定があれば確認しておくと、後から調整しやすくなります。
会議に参加できないことを伝える
休みの日に会議が予定されているなら、そのことを具体的に伝えます。
「○日の会議には参加できないため、必要な確認事項があれば事前に対応します」と伝えれば、休みによる影響を整理できます。
予定の変更について相談する
自分が参加しなければならない予定がある場合は、変更や代替対応について相談します。
「○日の打ち合わせについて、私が休みのため、別の日に変更したほうがよいか確認させてください」と伝える方法があります。
私用で会社を休むことをメールやチャットで伝える例文
メールやチャットで事前に連絡する場合は、「休みたい日」「私用であること」「仕事への対応」を簡潔にまとめます。
シンプルに休みを伝える場合
詳しい事情を説明する必要がない場合は、次のように短くまとめられます。
「お疲れさまです。○日は私用のため、お休みをいただきたいです。事前に必要な業務は対応しておきます。よろしくお願いいたします。」
理由を細かく説明せず、仕事への対応まで一緒に伝えられる形です。
詳細を説明したくないことを伝える場合
個人的な事情について質問される可能性があり、先に線引きをしておきたい場合は、次のように伝えられます。
「お疲れさまです。○日は個人的な事情により、お休みをいただきたいと考えています。事情の詳細については控えさせていただければと思います。業務については事前に対応しておきますので、よろしくお願いいたします。」
ただし、最初から「詳しく話しません」と強く伝えるより、まず「私用のため」と簡潔に伝え、聞かれた場合に必要な範囲で答える方法もあります。
私用で休みたいことを電話で伝えるときの言い方
電話の場合も、事情を長く説明する必要はありません。
「○日に私用があるため、お休みをいただきたいです」と最初に結論を伝え、そのあとに仕事への影響があれば説明します。
たとえば「○○については前日までに対応しておきます。ほかに事前に確認しておくことがあれば教えてください」と続けることができます。
詳しい理由を聞かれた場合は、「個人的な用事のため、詳しい内容は控えさせてください」と簡潔に伝える方法があります。
私用で休むことを事前に伝えたあと予定が変わった場合
私用の予定が変更になり、休みが必要なくなったり、休む日が変わったりすることもあります。
すでに上司へ伝えていた内容と変更が生じた場合は、分かった時点で改めて連絡します。
休む日が変更になった場合
予定していた日とは別の日に休むことになった場合は、変更内容を明確に伝えます。
「先ほど○日に休みたいとお伝えしましたが、予定が変更になったため、○日に変更したいです」といった形で共有できます。
休みが必要なくなった場合
私用の予定がなくなり、通常どおり勤務できることになった場合も、すでに休みの予定を伝えているなら変更を共有します。
「先ほど○日に休みたいとお伝えしましたが、予定が変更になったため、通常どおり勤務します」と伝えれば、上司も勤務予定を把握し直せます。
私用で会社を休みたいときに避けたい言い方
私用について詳しく話したくないからといって、休みの予定まで曖昧に伝えると、上司が勤務予定を組みにくくなる場合があります。
詳しい理由は簡潔にしても、休みたい日や仕事への影響については、できるだけ分かりやすく伝えましょう。
- 「ちょっと用事があるので休みます」
- 「個人的なことなので言えません」
- 「たぶん○日は休むと思います」
- 「用事があるので、その日は無理です」
これらの表現では、休みたい日や予定が確定しているのか分かりにくいことがあります。
「○日は私用のため、お休みをいただきたいです」のように、必要な情報を具体的に伝えるほうが、話を進めやすくなります。
私用で会社を休みたいときは「休む日＋私用＋仕事への対応」で伝える
私用で会社を休みたいときは、休む理由を詳しく説明することよりも、上司が勤務予定を確認できる情報を伝えることを意識しましょう。
基本は、「○日に休みたい」→「私用である」→「必要なら仕事をどうするか伝える」という順番です。
「○日は私用のため、お休みをいただきたいです。○○については前日までに対応し、必要な引き継ぎも行います。」
私用の内容を詳しく話したくない場合は、「私用」「個人的な事情」と簡潔に伝えることができます。
もし詳しい内容を聞かれた場合も、話せる範囲だけ説明し、仕事への影響や事前対応について確認する形に戻すと、必要以上に個人的な事情を話さずに済みます。
体調不良や午後から休みたいときの伝え方も確認する
私用ではなく、体調不良などを理由に会社を休みたい場合は、事情に合わせて伝え方を変える必要があります。
当日の休みや連続して休む場合、午後から休む場合などは、次の記事も参考になります。