今の仕事を進めている途中で、上司から別の仕事を頼まれることがあります。
「今やっている仕事を止めて、新しい仕事を先にしたほうがいいの？」「どちらも急ぎなのかな？」と迷ったら、自分だけで判断せず、優先する仕事を確認しましょう。
そのまま使いやすい言い方は次のとおりです。
「現在○○を進めていますが、△△を先に対応したほうがよいでしょうか？」
「今の○○をいったん止めて、△△を優先するということでよろしいでしょうか？」
「確認ですが、現在進めている○○と今回の△△では、どちらを先に進めればよいでしょうか？」
ポイントは、「どちらを優先すべきですか？」と聞くだけでなく、今どの仕事を進めているのかを伝えることです。
今の仕事を止めるか迷ったら、まず現在の作業を伝える
別の仕事を頼まれたとき、いきなり新しい仕事に取りかかると、今まで進めていた仕事が途中になってしまいます。
一方で、今の仕事を続けていると、新しく頼まれた仕事への対応が遅れるかもしれません。
そこで、まず現在の状況を伝えたうえで、優先順位を確認します。
「現在、○○を進めていて、△△まで終わっているところです。今回の○○と△△では、どちらを先に対応しましょうか？」
これなら、上司は現在の作業状況を踏まえて判断できます。
「今の仕事を止めていいか」を直接確認する言い方
新しい仕事を優先する必要がありそうでも、今の作業を途中で止めてよいのか分からないことがあります。
この場合は、止めるか続けるかを具体的に聞きます。
「現在の○○はいったん止めて、△△を先に進める形でよろしいでしょうか？」
「○○は途中ですが、今回の△△を優先するという認識で合っていますか？」
「新しい仕事を頼まれたから、今の仕事は当然止める」と決めつけず、どの仕事を先にするのかを確認するのがポイントです。
今の仕事を続けたほうがよさそうなときの聞き方
新しい仕事を頼まれても、現在の仕事をほぼ終えられる状態なら、今の仕事を終えてから取りかかる方法もあります。
ただし、どちらを優先するかを自分だけで決めるのではなく、上司に確認します。
「○○があと少しで終わるところなので、こちらを終えてから△△に取りかかる形でもよろしいでしょうか？」
「現在の○○をあと30分ほどで終えられそうです。終わってから△△に移る形で問題ないでしょうか？」
所要時間がある程度分かる場合は、それも添えると上司が判断しやすくなります。
新しい仕事の期限が分からないときは期限も確認する
今の仕事と新しい仕事のどちらを先にするか判断するには、新しい仕事がいつまでに必要なのかも重要です。
期限が分からない場合は、優先順位とあわせて確認します。
「△△はいつまでに必要でしょうか？現在の○○との優先順位を確認して進めたいです。」
「○○を進めているところですが、△△の期限を教えていただけますか？どちらを先にするか確認したいです。」
期限が分かれば、今の仕事を一時中断する必要があるのか判断しやすくなります。
「どちらも急ぎ」と言われたときは、さらに優先順位を確認する
「どちらも急ぎ」と言われると、結局どちらから始めればいいのか迷ってしまいます。
その場合は、仕事を並べて、どちらを先にするか確認しましょう。
「承知しました。どちらも急ぎとのことですが、先に○○を対応して、その後△△に取りかかる形でよろしいでしょうか？」
「両方対応しますが、まず○○を優先するということでよろしいでしょうか？」
ここでは、「無理です」と言うのではなく、実際にどういう順番で進めるのかを確認することが大切です。
今の仕事を途中で止めると影響がある場合
現在の仕事を止めると、納期や確認などに影響が出そうな場合は、その事実を伝えてから判断してもらいましょう。
「○○は本日中の確認を予定しています。ここで止めて△△を先に進める場合、○○は後ろ倒しになりますが、△△を優先する形でよろしいでしょうか？」
このように伝えると、単に「今の仕事を止めたくない」と言っているのではなく、優先順位を変更した場合に何が起こるかを共有できます。
影響が分かっている場合は、短く具体的に伝えましょう。
優先順位が決まったら復唱する
上司から「新しい仕事を先にして」と言われたら、そのまま作業に移る前に、必要なら具体的な順番を復唱します。
「承知しました。では、○○はいったん止めて、△△を先に対応します。△△が終わったら○○に戻ります。」
反対に、現在の仕事を先に終える場合は、
「分かりました。では、○○を終わらせてから△△に取りかかります。」
と伝えます。
こうしておけば、どの仕事を止め、どの仕事を先にするのかについて認識をそろえやすくなります。
優先順位を確認するときに避けたい言い方
「今の仕事が終わってないんですけど？」
現在の仕事が残っていることを伝えるだけでは、新しい仕事をどう扱えばよいかまでは伝わりません。
代わりに、
「現在○○を進めていますが、△△を先に対応したほうがよいでしょうか？」
と、具体的な判断を求める形にすると分かりやすくなります。
「どっちをやればいいんですか？」
意味は伝わりますが、少し強く聞こえることがあります。
「○○と△△では、どちらを先に進めればよいでしょうか？」
のように仕事の名前を具体的にすると、確認の意図も伝わりやすくなります。
指示を受けたその場で確認できなかった場合
その場では優先順位を確認できず、後から「今の仕事を止めるべきだったか」と気づくこともあります。
その場合も、気づいた時点で確認すれば大丈夫です。
「先ほどの△△の件について確認です。現在○○を進めていますが、こちらを止めて△△を先に進めるということでしょうか？」
時間がたっていても、今どの仕事を進めているかと、確認したい判断を具体的に伝えると話がしやすくなります。
優先順位を確認するときは「自分が次に何をするか」まで決める
「△△を優先する」という回答をもらったら、必要に応じて、その後の仕事まで確認しておきましょう。
「では、まず△△を終わらせてから、○○に戻るという流れで進めます。」
もし期限や途中の確認が必要なら、それも確認します。
「△△を○時までに対応し、その後○○に戻る形で進めます。こちらで問題ないでしょうか？」
ここまで確認できれば、途中で「次はどっちをやればいいんだろう」と迷いにくくなります。
まとめ
今の仕事を進めている途中で別の仕事を頼まれたときは、どちらを先にするかを自分だけで判断せず、上司に確認しましょう。
使いやすいのは、次のような言い方です。
- 「現在○○を進めていますが、△△を先に対応したほうがよいでしょうか？」
- 「今の○○をいったん止めて、△△を優先するということでよろしいでしょうか？」
- 「○○と△△では、どちらを先に進めればよいでしょうか？」
今の仕事がどこまで進んでいるか、あとどのくらいで終わるか、新しい仕事の期限が分かっている場合は、それも伝えると判断してもらいやすくなります。
優先順位が決まったら、「では○○を止めて△△を先に進めます」のように復唱しておくと、認識違いも防ぎやすくなります。
「今の仕事を止めていいのかな」と迷った時点で確認することが、仕事をスムーズに進めるための一つの方法です。