急に会議への参加を求められたものの、すでに予定が入っているときは、「参加できない」という結論と、予定があることを短く伝えると、角が立ちにくくなります。
そのまま使いやすい言い方は、次のようなものです。
「申し訳ありませんが、すでに予定が入っているため、今回の会議には参加できません。」
「○時から別件の予定があるため、急な参加が難しい状況です。今回は欠席させていただいてもよいでしょうか。」
「お声がけありがとうございます。ただ、先に入っている予定があるため参加できません。必要な内容があれば、後ほど確認させてください。」
ポイントは、会議を否定するのではなく、自分の予定と参加できない事実を伝えることです。
急な会議を断るときは「参加できない」と先に伝える
急な会議への参加依頼を受けたとき、「どうしようか迷っていて……」などと曖昧に返すと、相手から「少しだけでも参加できない？」と聞かれやすくなります。
すでに予定があり参加できないと分かっているなら、まず結論を伝え、その後に理由や代替案を添えましょう。
「予定があるため参加できない」と簡潔に伝える
基本的には、予定の詳細まで説明する必要はありません。「先に予定が入っている」「別件の対応がある」など、必要な範囲だけ伝えれば十分です。
「すみません、先に予定が入っているため、今回の会議には参加できません」と伝えれば、参加できないことは明確に伝わります。
参加できないことへのお詫びは一言で十分
急な依頼を断ることに申し訳なさを感じても、長く謝り続ける必要はありません。
「申し訳ありませんが、今回は参加できません」と一言添える程度で、丁寧な印象になります。
上司から急な会議参加を頼まれたときの断り方
上司から急に会議への参加を求められた場合は、予定があることを伝えたうえで、参加できないことを明確にします。
「申し訳ありません。○時から先に入っている予定があるため、今回の会議には参加できません。必要な内容があれば、後ほど確認させていただけますでしょうか。」
参加できないことだけを伝えるなら、「すみません、○時から予定があるため、今回は会議に参加できません」と短く伝えても構いません。
予定の優先順位を自分で判断できない場合は、断定せず「この予定と会議のどちらを優先すればよいでしょうか」と確認する方法もあります。
会議の主催者に急な参加依頼を断るときの例文
主催者から急に声をかけられた場合は、会議名や時間を確認しながら、参加できないことを伝えます。
「○時からの会議についてですが、先に入っている予定があるため参加できません。必要な確認事項があれば、後ほど教えていただけますでしょうか。」
すでに別の予定が入っていることを伝えるだけでも十分です。会議そのものに対する意見や、「急に言われても困る」といった不満を添える必要はありません。
代わりに参加できる時間を提案できる場合
会議そのものを断るのではなく、時間を変更できれば参加できる場合は、代替案を出すことで調整しやすくなります。
別の時間なら参加できる場合
「○時からの予定があるため、今の時間では参加できません。○時以降でしたら参加できますが、変更は可能でしょうか。」
自分が参加できる時間を具体的に伝えると、相手も判断しやすくなります。
途中からなら参加できる場合
会議の開始時間には間に合わないものの、途中から参加できる場合は、その条件を伝えます。
「○時までは別件があるため開始時からの参加は難しいのですが、○時以降なら参加できます。途中からの参加でも問題ないでしょうか。」
ただし、途中参加では意味がない会議もあるため、自分だけで判断せず、必要であれば主催者に確認しましょう。
代替案を出せないときの伝え方
予定を動かせず、別の時間にも参加できない場合は、無理に代替案を作る必要はありません。
「申し訳ありませんが、先に入っている予定があるため、今回は参加できません」と、欠席することを明確に伝えましょう。
会議後に必要な情報を確認できるなら、「必要な内容は後ほど確認させてください」と添えることもできます。
「予定をずらせない？」と言われたときの返し方
急な会議を断ったあとに、「予定を変更できない？」と聞かれることがあります。その場合は、変更が難しいことを簡潔に伝えます。
予定を変更できない場合
「申し訳ありませんが、先に入っている予定のため変更が難しいです。今回は欠席させていただけますでしょうか。」
相手の依頼を否定するのではなく、「予定の変更が難しい」という状況として伝えると、話を整理しやすくなります。
優先順位を確認したい場合
どちらを優先するべきか判断できない場合は、自分で勝手に決めずに確認します。
「会議と先に入っている予定が重なっているのですが、どちらを優先すればよいでしょうか。」
優先順位を確認してから動けば、「会議を勝手に断った」と受け取られることを避けやすくなります。
急な会議を断る理由を詳しく説明したくないとき
予定の内容が個人的なもので、詳しく説明したくない場合は、「先に予定が入っているため」「外せない予定があるため」などで十分です。
「申し訳ありませんが、先に入っている予定があるため、今回は参加できません」と伝えれば、具体的な予定の内容まで話さずに済みます。
さらに聞かれた場合も、「個人的な予定のため、詳しい内容は控えますが、変更が難しい予定です」と、必要な範囲にとどめることができます。
急な会議参加を断るときに避けたい言い方
「急に言われても無理です」「そんな会議に出る必要はないと思います」など、相手や会議を否定するような言い方は避けたほうが無難です。
また、「たぶん無理です」「できれば出たくないです」と曖昧にすると、参加できる可能性があると受け取られることがあります。
参加できないと決まっているなら、「今回は参加できません」と明確に伝えましょう。
急な会議を断るときは「予定＋結論＋必要なら代替案」で伝える
急な会議参加を断りたいときは、「先に予定があることを伝える→参加できないと明確にする→可能なら代替案を出す」という順番にすると、言葉をまとめやすくなります。
「○時から先に予定が入っているため、今回の会議には参加できません。○時以降でしたら参加できますが、変更は可能でしょうか」といった形です。
代替案がない場合も、「今回は参加できません。必要な内容は後ほど確認させてください」と伝えれば、会議を断ることと仕事への対応を分けて伝えられます。
会議への参加を調整するときにあわせて読みたい記事
会議への参加や欠席、時間調整について相談したい場合は、次の記事も参考になります。
- 「飲み会は参加必須？」アルハラの事例と上手な断り方
- 二次会を断りたいときなんて言う？上司・同僚への自然な断り方と例文（準備中）
- 仕事を頼まれすぎて断りたい。上司に「これ以上できない」と伝える方法と例文（準備中）