同僚に資料を提出してほしいけれど、「まだですか？」と直接言うと責めているように聞こえそうで、催促しにくいことがあります。
そんなときは、提出できていないことを責めるのではなく、「提出状況を確認したい」「こちらの作業に必要なので予定を知りたい」という形で伝えると、角が立ちにくくなります。
まずは、そのまま使いやすい短い言い方を紹介します。
「お疲れさまです。○○の資料ですが、提出状況を確認させてもらってもいいですか？」
「○○の資料、こちらで使う予定があるので、提出の目安を教えてもらえると助かります。」
「○○の資料について、○日までにいただくことは可能でしょうか？」
資料の提出を催促するときは「確認したいこと」を先に伝える
催促するときは、「まだ提出されていない」という事実だけを伝えるより、何を確認したいのかを明確にすると話が伝わりやすくなります。
たとえば、提出状況を知りたいのか、提出予定日を知りたいのか、こちらの作業のために期限までに提出してほしいのかによって、言い方を変えます。
提出状況だけ確認したい場合
まだ急ぎではなく、単純に資料が提出されたか確認したい場合は、「まだですか？」ではなく「提出状況を確認したい」と伝えるのが無難です。
相手の作業が遅れていると決めつけず、現在の状況を尋ねる形にすると、催促の印象をやわらげられます。
「○○の資料について、提出状況を確認させてもらってもいいですか？」
「○○の資料、進み具合はいかがでしょうか？提出の予定が分かれば教えてください。」
提出予定日を確認したい場合
いつ提出されるのか分からないため確認したい場合は、「いつまでに出せますか？」と強く聞くより、「提出の目安」を尋ねるとやわらかくなります。
特に相手の事情が分からないときは、期限を一方的に決めるのではなく、まず相手の予定を確認すると伝えやすくなります。
「○○の資料ですが、提出の目安はいつ頃になりそうでしょうか？」
「○○の資料について、提出予定が決まっていれば教えてもらえると助かります。」
同僚に「まだ資料を出していない？」と聞きたいときの言い換え
「まだ出していませんよね？」のような聞き方は、相手の遅れを指摘しているように受け取られることがあります。
催促するときは、「まだ」を強調するより、資料名と確認したい内容を具体的に伝えるほうが、必要なやり取りだけで済みます。
「○○の資料について、提出状況を確認したくて連絡しました。」
「○○の資料ですが、提出予定について一度確認させてもらえますか？」
希望する提出期限がある場合の言い方
自分の作業や次の工程の都合で、資料を提出してほしい期限が決まっている場合は、その期限を具体的に伝えましょう。
ただ「早めにお願いします」と伝えるより、「○日までに必要です」と理由と期限を整理して伝えるほうが、相手も対応しやすくなります。
こちらの作業に必要な期限を伝える
資料を受け取ったあとに自分が作業する場合は、その予定を簡単に伝えると、なぜ期限が必要なのか理解してもらいやすくなります。
「○○の資料を受け取ったあと、こちらで作業する予定なので、可能であれば○日までにいただけると助かります。」
「次の作業の都合で、○日までに資料があると進めやすいです。提出できそうでしょうか？」
相手の都合も確認しながら期限を相談する
相手にも別の仕事がある場合は、こちらの希望だけを一方的に伝えると負担に感じられることがあります。
希望期限を示したうえで、難しければ相談してもらえるようにすると、催促しながらも柔軟な伝え方になります。
「○日までにいただけると助かるのですが、難しそうであれば予定を教えてください。」
「こちらでは○日までに必要になりそうです。もし難しければ、いつ頃になりそうか教えてもらえると助かります。」
資料の提出を急いでほしいときの言い方
締切が近い場合は、遠回しにしすぎると相手に緊急度が伝わらないことがあります。
その場合は、なぜ急いでいるのかと、いつまでに必要なのかを短く伝えます。感情的に「早くしてください」と言うより、具体的な期限を示したほうが伝わりやすくなります。
「○○の資料ですが、今日の作業で使うため、できれば本日中にいただけると助かります。」
「○○の資料について、明日の確認に使う予定があります。可能であれば今日中に提出をお願いできますか？」
急ぎではない資料の提出を催促するとき
提出期限が迫っていない場合は、急かす必要がないため、まず現在の予定を確認する程度の言い方でも十分です。
「念のため確認なのですが、○○の資料はいつ頃の提出になりそうでしょうか？」
「○○の資料について、提出予定が分かれば教えてください。こちらの予定を立てる参考にしたいです。」
何度も資料の提出を確認する必要があるとき
一度確認したあとも提出されていない場合は、同じ言葉を繰り返すより、前回確認した内容を踏まえて現在の予定を聞くと自然です。
「先日確認した○○の資料について、現在の提出予定をもう一度確認させてもらえますか？」
「○○の資料について、前回は○日頃の予定と伺っていましたが、現在の見込みを教えてもらえると助かります。」
資料提出の催促で避けたい言い方
催促の場面では、相手の仕事ぶりを評価するような言い方や、責めるような表現は避けたほうが無難です。
たとえば「まだ出してないんですか？」「いつになったら出せますか？」「早くしてください」といった言葉だけでは、提出を求める意図よりも相手への不満が強く伝わる可能性があります。
また、「みんな待っています」「普通はもう提出していますよね」のように周囲と比較する言い方も、必要以上に相手を追い詰めることがあります。
催促するときは、「資料名」「確認したいこと」「必要な期限」の3点に絞ると、余計な対立を生みにくくなります。
資料提出の催促は「確認＋必要な期限」で伝える
同僚に資料の提出を催促するときは、「まだですか？」と遅れを指摘するのではなく、提出状況や予定を確認する形にすると伝えやすくなります。
希望する期限がある場合は、「○日までに必要です」と具体的に伝え、難しい場合は予定を教えてもらう形にすると、相手も返答しやすくなります。
まずは「○○の資料について、提出状況を確認させてもらってもいいですか？」のように状況を確認し、必要に応じて「○日までにいただけると助かります」と期限を伝えてみましょう。