仕事で確認をお願いしたものの、なかなか返事がなく、「そろそろ聞きたいけれど、催促していると思われそう」と言いにくいことがあります。
そんなときは、相手の対応が遅いことを責めるのではなく、「以前お願いした件について、現在の状況を確認したい」という形で伝えると、角が立ちにくくなります。
まずは、そのまま使いやすい短い言い方を紹介します。
「先日お願いした○○の確認について、状況を教えていただけますか？」
「○○について確認をお願いしていた件ですが、その後いかがでしょうか？」
「○○の確認結果について、分かる範囲で教えていただけると助かります。」
確認をお願いした件を催促するときは「状況を確認したい」と伝える
催促するときは、「まだ確認していませんよね？」と相手の遅れを指摘するより、こちらが何を知りたいのかを先に明確にすることが大切です。
確認結果が欲しいのか、いつ頃返事をもらえそうなのかを整理してから伝えると、相手も何について答えればよいのか分かりやすくなります。
確認結果を聞きたい場合
確認そのものが済んでいるか分からない場合は、まず現在の状況を尋ねます。「返事をください」とだけ言うより、何について確認したいのかを具体的に伝えるほうが自然です。
「先日お願いした○○の確認について、その後いかがでしょうか？」
「○○について確認をお願いしていましたが、結果が分かりましたら教えていただけますか？」
確認の予定を聞きたい場合
すぐに確認結果が必要なわけではなく、いつ頃返事がもらえそうなのか知りたい場合は、予定を聞く形にします。
「○○の確認について、いつ頃ご回答いただけそうでしょうか？」
「○○について、確認の予定が分かれば教えていただけると助かります。」
確認してほしい点を1つずつ聞く
複数の内容を一度に確認してもらっている場合、すべての返事をまとめて求めると、相手が何から回答すればよいか分かりにくくなることがあります。
特に急いでいる項目がある場合は、まず優先して確認したい点を1つ伝えると、やり取りを進めやすくなります。
確認事項が複数ある場合
確認してほしいことがいくつかある場合は、「全部お願いします」とまとめるより、項目を分けて聞くと相手も回答しやすくなります。
「先日お願いした○○について、まず納期の部分だけ確認結果を教えていただけますか？」
「いくつか確認をお願いしていますが、まず○○の点について分かれば教えてください。」
特に急いでいる項目がある場合
複数の確認事項のうち、一部だけ先に知りたい場合は、そのことをはっきり伝えます。
「○○と△△を確認いただいていると思いますが、先に○○だけ分かると助かります。」
「○○については今日の作業に必要なので、まずこちらだけ確認結果をいただけますでしょうか？」
相手を責めずに確認を催促する言い方
催促するときに「まだ返事がありません」「いつになったら確認してもらえますか？」などと言うと、相手の対応を責めているように聞こえることがあります。
代わりに、「こちらの予定を立てたい」「次の作業を進めたい」など、自分側の事情を簡潔に伝えると、催促する理由が分かりやすくなります。
次の仕事を進めるために確認したい場合
確認結果を受けて自分が次の作業をする場合は、その事情を短く伝えます。
「○○の確認結果をもとに次の作業を進めたいので、状況を教えていただけると助かります。」
「次の工程に進むため、○○について確認結果が分かれば教えてください。」
自分の予定を立てるために確認したい場合
確認結果そのものより、いつ返事が来るかを知りたい場合は、自分の予定を立てたいことを伝えます。
「こちらの作業予定を決めたいので、○○の確認がいつ頃になりそうか教えていただけますか？」
「今後の予定を調整したいため、○○について回答をいただけそうな時期を教えてもらえると助かります。」
確認の希望期限がある場合の催促
「○日までに確認してほしい」という希望期限がある場合は、期限を具体的に伝えます。
ただし、「絶対に今日中にお願いします」のように強く言うより、「○日までに分かると助かります」と必要な期限として伝えるほうが、相手に事情を理解してもらいやすくなります。
期限までに確認してほしい場合
自分の作業予定などから期限が決まっているなら、その日付を具体的に伝えます。
「○○について、○日までに確認結果をいただけると助かります。」
「次の作業の都合で、○日までに○○の確認が必要になっています。ご対応いただくことは可能でしょうか？」
期限が難しい場合も確認したい場合
相手の状況によって希望期限に間に合わない可能性があるなら、難しい場合の予定も聞いておくと、その後の調整がしやすくなります。
「○日までに確認いただけると助かるのですが、難しい場合はいつ頃になりそうか教えてください。」
「○日までを希望していますが、ご都合が難しければ予定を教えていただけると助かります。」
急ぎではない場合の確認の催促
すぐに回答が必要ではない場合は、強く期限を指定する必要はありません。
「念のため確認なのですが」「お手すきの際に」といった言葉を使い、相手の予定を尊重しながら状況を確認できます。
「念のため確認なのですが、先日お願いした○○について、その後いかがでしょうか？」
「お手すきの際で大丈夫ですので、○○の確認状況を教えていただけると助かります。」
一度催促したあと、もう一度確認したいとき
一度確認をお願いしたあとも返事がない場合は、同じ内容を繰り返すより、前回の依頼を踏まえて現在の状況を聞くと自然です。
何度も確認することになったとしても、「まだですか？」と責めるのではなく、「現在の予定を確認したい」という形にすると伝えやすくなります。
前回の依頼を確認してから聞く
まず「以前お願いした件」と伝え、相手がどの案件についての話なのか分かるようにします。
「先日お願いした○○の確認について、再度状況を確認させてください。」
「以前お願いしていた○○について、その後の確認状況を教えていただけますか？」
現在の予定を改めて確認する
前回聞いた予定から変更がある可能性もあるため、現在の見込みを尋ねます。
「前回は○日頃と伺っていましたが、現在の予定はいかがでしょうか？」
「○○の確認について、現在の見込みが分かれば教えていただけると助かります。」
確認結果を復唱して認識をそろえる
確認してもらったあとに、「分かりました」だけで終えると、期限や内容について認識がずれることがあります。
特に仕事の期限や対応内容が関係する場合は、相手から聞いた内容を短く言い直して確認すると、後からの行き違いを防ぎやすくなります。
期限を確認して復唱する
確認結果として日付を教えてもらった場合は、こちらからもう一度日付を伝えて認識をそろえます。
「ありがとうございます。それでは、○月○日頃に確認結果をいただけるという認識で進めます。」
「ありがとうございます。○日までにご回答いただけるということで、こちらも予定を組んでおきます。」
確認内容を復唱する
何を確認するのかが重要な案件では、確認する項目を短く言い直しておくと、別の内容を確認してしまうことを防ぎやすくなります。
「ありがとうございます。では、○○の部分を確認いただくということでお願いします。」
「承知しました。○○について確認いただき、結果が分かったら共有いただくということで進めます。」
確認の催促で避けたい言い方
催促するときは、相手の対応の遅さを評価したり、周囲と比較したりする表現は避けたほうが無難です。
たとえば「まだ確認してないんですか？」「いつまでかかるんですか？」「前にもお願いしましたよね」といった言い方は、必要な確認よりも相手への不満が強く伝わる可能性があります。
また、「みんな待っています」「普通ならもう終わっていますよね」のように周囲と比較する表現も、話を必要以上に険悪にすることがあります。
催促するときは、相手を評価するのではなく、「何について」「いつ頃までに」「何を知りたいのか」を具体的に伝えることを意識しましょう。
確認をお願いした件の催促は「状況＋必要な期限」で伝える
確認をお願いした件を催促するときは、「まだですか？」と相手の遅れを指摘するより、「その後いかがでしょうか？」と現在の状況を確認する形が使いやすいでしょう。
急ぎの場合は「○日までに確認結果が必要です」と期限を伝え、急ぎでない場合は「お手すきの際に」と伝えることで、状況に合わせた催促ができます。
まずは「先日お願いした○○の確認について、状況を教えていただけますか？」のように聞き、返答をもらったら期限や確認内容を復唱して認識をそろえると、仕事を止めずに次の作業へ進みやすくなります。
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