職場でメールやチャットを送ったものの、なかなか返信が来ないと、「そろそろ確認したいけれど、催促していると思われそう」と言いにくいことがあります。
返信を催促するときは、相手の対応が遅いことを責めるのではなく、「先ほどの件について状況を確認したい」という形で伝えると、角が立ちにくくなります。
まずは、そのまま使いやすい短い言い方を紹介します。
「先ほどお願いした○○について、その後いかがでしょうか？」
「○○の件、確認状況を教えていただけると助かります。」
「○○について、○日までに確認できると助かるのですが、ご返信いただけそうでしょうか？」
返信を催促するときは「何を確認したいか」を明確にする
返信を催促するときは、単に「返信をお願いします」と伝えるより、何についての返信が必要なのかを具体的にすると、相手が対応しやすくなります。
返信そのものを急いでいるのか、質問への回答が必要なのか、日程を確定したいのかによって、伝える内容も変わります。
返信が来ているか確認したい場合
まず返信状況だけを確認したい場合は、「まだ返信がない」と指摘するより、「先日の件について確認したい」と伝えるとやわらかくなります。
「先日お送りした○○について、その後いかがでしょうか？」
「○○の件で、確認状況を教えていただけますか？」
回答が必要な場合
相手の回答がないと次の作業に進めない場合は、何について返答してほしいのかを具体的に伝えます。
「○○について、A案とB案のどちらで進めるかご確認いただけると助かります。」
「先ほどの○○について、○○の点だけご回答いただけますでしょうか？」
「まだ返信がない」と責めずに催促する言い方
「まだ返事をもらっていません」「いつになったら返信できますか？」という言い方は、相手の対応を責めているように受け取られることがあります。
返信を促したいときは、相手の行動を評価するのではなく、自分が確認したい内容や次の作業に必要なことを伝えると、催促の理由が分かりやすくなります。
次の作業に進みたい場合
返信がないことで自分の作業が止まっている場合は、その事情を短く伝えると、なぜ返信が必要なのかを相手に理解してもらいやすくなります。
「○○の件について、ご回答をいただいてから次の作業に進みたいので、状況を教えていただけると助かります。」
「○○について確認でき次第、こちらで作業を進める予定です。ご返信いただけそうな時期を教えていただけますか？」
予定を立てるために返信が必要な場合
返信内容そのものより、いつ返事をもらえるのか知りたい場合は、提出予定や回答予定を尋ねる形にします。
「こちらの予定を調整したいため、○○についていつ頃ご返信いただけそうか教えていただけますか？」
「今後の予定を決めたいので、○○の件について回答いただけそうな時期が分かれば教えてください。」
確認したいことが複数ある場合は1つずつ聞く
複数の質問をまとめて送っていて返信がない場合、さらに多くの内容を追加して催促すると、相手が何から回答すればよいか分かりにくくなることがあります。
特に急いでいる項目があるなら、まずその項目だけを確認することで、必要なやり取りを進めやすくなります。
複数の質問のうち1つだけ急いでいる場合
すべての回答を一度に求めるのではなく、先に必要な項目を明確にします。
「いくつか確認をお願いしていますが、まず○○の点だけご回答いただけると助かります。」
「○○と△△について確認をお願いしていますが、先に○○について分かれば教えていただけますか？」
回答してほしい内容を整理して伝える場合
質問が複数ある場合は、相手が答えやすいように、何について返事が必要なのかを整理して伝えます。
「先ほどの件ですが、①日程と②担当者の2点について確認をお願いできますでしょうか？」
「○○について、まず日程だけ確認できれば大丈夫です。分かる範囲でご返信いただけると助かります。」
返信の希望期限がある場合の催促
返信が必要な期限が決まっている場合は、「早めに返信してください」と言うより、具体的な日付を伝えるほうが相手も判断しやすくなります。
期限を伝えるときは、なぜその日までに必要なのかも簡潔に添えると、単なる催促ではなく業務上必要な確認だと伝わりやすくなります。
具体的な期限を伝える
返信が必要な日が決まっているなら、その日付をそのまま伝えます。
「○○の件について、○日までにご返信いただけると助かります。」
「次の作業の都合で、○日までにご回答いただけると助かるのですが、可能でしょうか？」
期限が難しい場合の予定も確認する
希望する期限に間に合わない可能性がある場合は、無理に約束してもらうのではなく、いつ頃なら返信できそうかを聞いておくと、その後の予定を調整できます。
「○日までにご返信いただけると助かりますが、難しい場合はいつ頃になりそうか教えてください。」
「○日までを希望していますが、ご都合が難しければ返信の見込みだけでも教えていただけると助かります。」
急ぎではない返信を催促するとき
すぐに返信が必要ではない場合は、強い期限を設定する必要はありません。
「お手すきの際に」「念のため確認ですが」などの言葉を使い、相手の予定を尊重しながら返信状況を確認すると自然です。
「お手すきの際で大丈夫ですので、○○についてご確認いただけると助かります。」
「念のため確認なのですが、先日の○○について、その後いかがでしょうか？」
一度催促したあと、もう一度返信をお願いするとき
一度確認したにもかかわらず返信がない場合は、「前にも言いましたよね」と責めるのではなく、前回の依頼を踏まえて現在の状況を聞くと伝えやすくなります。
何度も催促する場合ほど、相手の対応を評価する言葉を避け、必要な情報だけを確認することがポイントです。
前回の連絡を示して確認する
どの件についての催促なのか分かるように、前回の依頼内容を簡潔に示します。
「先日お願いした○○について、再度確認させてください。その後いかがでしょうか？」
「以前お送りした○○の件について、まだ確認中でしたら、現在の状況を教えていただけますか？」
返信の見込みを聞く
すぐに回答できない可能性もあるため、回答そのものではなく、返信できそうな時期を聞く方法もあります。
「○○について、いつ頃ご返信いただけそうでしょうか？」
「確認に時間がかかるようでしたら、回答の見込みだけ教えていただけると助かります。」
返信をもらったら内容を復唱して認識をそろえる
催促して返信をもらったあとも、期限や対応内容について認識がずれていると、後から確認が必要になることがあります。
重要な内容については、相手の回答を短く言い直して確認しておくと、次の作業に移りやすくなります。
期限を復唱する
いつまでに対応するのかが重要な場合は、日付をもう一度伝えて認識をそろえます。
「ありがとうございます。それでは、○月○日までにご回答いただけるということで進めます。」
「ありがとうございます。○日頃にご返信いただけるとのこと、承知しました。」
回答内容を復唱する
相手の回答を受けてこちらの対応が決まる場合は、内容を短く言い直して確認します。
「ありがとうございます。それでは、今回はA案で進めるという認識で合っていますでしょうか？」
「承知しました。○○については問題ないということで、こちらで次の作業を進めます。」
返信の催促で避けたい言い方
返信が来ないと焦ってしまいますが、相手の対応の遅さを直接責めるような言い方は避けたほうが無難です。
たとえば「まだ返信ないんですか？」「いつまで待てばいいですか？」「前にもお願いしましたよね」といった表現は、必要な確認よりも不満が強く伝わる可能性があります。
また、「みんな返信を待っています」「普通ならもう返事が来ていますよね」のように周囲と比較する言い方も、相手を追い詰めるだけでなく、本来必要な仕事の確認から話がそれることがあります。
催促するときは、相手の人柄や仕事ぶりには触れず、「何について」「いつまでに」「どのような返事が必要なのか」を具体的に伝えましょう。
返信の催促は「確認したい内容＋必要な期限」で伝える
職場で返信を催促するときは、「まだ返事がありません」と指摘するより、「先日の○○について、その後いかがでしょうか？」と状況を確認する形が使いやすいでしょう。
急ぎの場合は「○日までに必要です」と期限を伝え、急ぎでなければ「お手すきの際に」と伝えることで、状況に合わせて催促できます。
まずは確認したい内容を1つに絞って伝え、返信をもらったら期限や対応内容を復唱して認識をそろえると、余計な行き違いを減らしながら仕事を進めやすくなります。
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