仕事を丸投げされたように感じても、いきなり「丸投げしないでください」と言うのではなく、自分がどこまで担当するのかを確認する形にすると、角が立ちにくくなります。
そのまま使いやすい言い方は、次のようなものです。
「こちらは、どこまで私が対応すればよいでしょうか。」
「念のため確認ですが、私の担当は○○までという認識で合っていますでしょうか。」
「○○から○○まで対応する形でよいでしょうか。ほかに必要な作業があれば教えてください。」
ポイントは、相手の頼み方を責めるのではなく、担当範囲を具体的に確認して仕事を進めることです。
丸投げされたと感じたら、まず担当範囲を確認する
仕事をまとめて渡されたとき、「全部やってください」という意味なのか、一部だけを任されているのか分からないことがあります。
そのまま進めると、自分が想定していなかった作業まで担当することになる可能性があるため、最初に範囲を確認しておくと安心です。
「どこまでですか」と具体的に聞く
担当範囲が分からない場合は、「どこまで対応すればよいでしょうか」と聞くだけでも十分です。
「資料作成について、私はどこまで対応すればよいでしょうか。作成から提出まででしょうか、それとも作成まででしょうか」と、作業を分けて聞くこともできます。
自分の認識を添えて確認する
自分なりに担当範囲を理解している場合は、「私はここまで」と認識を添えて確認すると、相手も修正しやすくなります。
「私は資料の作成まで担当する認識ですが、提出まで対応する形でしょうか」と聞けば、認識の違いをその場で確認できます。
上司から仕事を一括して任されたときの確認方法
上司から複数の作業をまとめて依頼された場合は、何を担当するのかだけでなく、期限や優先順位も確認すると仕事を進めやすくなります。
「承知しました。確認ですが、○○の作成と△△への共有まで私が担当するという認識で合っていますでしょうか」と伝えます。
まだ作業内容が整理できていない場合は、「まず何から進めればよいでしょうか」と確認してから、順番に整理していく方法もあります。
担当範囲を1つずつ確認するときの聞き方
仕事を一度にたくさん頼まれた場合、すべてを一気に質問すると話が複雑になりやすくなります。
そのため、担当範囲・期限・提出先など、確認したい点を1つずつ聞くと、認識をそろえやすくなります。
まず作業内容を確認する
最初に、「具体的にどの作業を担当するのか」を確認します。
「今回、私が担当するのは○○の作成ということで合っていますでしょうか」と聞けば、任されている仕事の範囲を明確にできます。
次に期限や提出先を確認する
担当する作業が分かったら、「いつまでに」「誰に渡すのか」を確認します。
「期限は○日で、完成したものを○○さんに共有するという認識でよいでしょうか」と聞けば、作業後の流れまで確認できます。
「全部お願い」と言われたときの伝え方
「これ全部お願い」とだけ言われ、何をどこまで担当するのか分からない場合は、具体的な作業に分解して確認しましょう。
「承知しました。確認ですが、資料作成、内容確認、提出までを私が担当するということでよいでしょうか」と聞きます。
作業内容を並べて確認すれば、相手が想定している範囲と自分の認識が違っていた場合にも、その場で修正できます。
自分の担当ではない作業が含まれていそうなとき
依頼された仕事の中に、誰が担当するのか分からない作業が含まれている場合は、「自分の担当ではありません」とすぐに決めつけず、担当者を確認する言い方が使えます。
担当者を確認する
「○○の作業については、私が対応する認識でよいでしょうか。それとも別の担当者がいますでしょうか」と確認します。
担当者が決まっている場合は、その情報をもとに自分が担当する範囲を整理できます。
自分が対応する場合は範囲を確認する
自分が担当することになった場合は、続けて「では、私は○○まで対応すればよいでしょうか」と確認しましょう。
「○○までが私の担当で、その後は△△さんに引き継ぐということで合っていますか」と、次の担当者まで含めて確認する方法もあります。
期限まで一緒に丸投げされたときの確認例文
仕事だけでなく「今日中に全部やって」と期限まで一緒に伝えられた場合は、まず現在の仕事との兼ね合いを確認します。
「承知しました。現在○○を進めていますが、こちらを優先して今日中に対応するということでよいでしょうか」と聞けば、優先順位を明確にできます。
すべてを今日中に終えることが難しい場合は、対応できる範囲を伝えたうえで期限を相談しましょう。
担当範囲を確認したあとに復唱する
口頭で仕事を任された場合は、最後に自分の理解を短く復唱すると、後から「そこまで頼んでいない」「そこまで含まれていると思っていた」という行き違いを防ぎやすくなります。
担当する作業を復唱する
「では、私は○○の作成と△△への共有まで対応します」と、決まった内容をそのまま言い直します。
相手から「そこまでは不要」「提出までお願いしたい」などの修正があれば、その場で担当範囲を調整できます。
期限まで含めて復唱する
期限も決まっている場合は、「○日までに○○を作成して、△△さんへ共有ですね」とまとめて確認します。
短く復唱するだけでも、依頼内容について自分と相手の認識がそろっているか確認できます。
仕事を丸投げされたように感じても「丸投げ」という言葉は使わない
「丸投げですよね」「全部私に押し付けていますよね」と直接言うと、相手を責めているように受け取られる可能性があります。
代わりに、「担当範囲を確認したいのですが」「認識をそろえたいのですが」と切り出すと、仕事の進め方について確認する形にできます。
相手の依頼の仕方を評価するのではなく、自分が何を担当するのかを確認することに集中すると、話が進みやすくなります。
担当範囲が分からないまま仕事を始めないための一言
すぐに作業を始めるよう求められた場合でも、担当範囲が曖昧なら、最初に一言だけ確認しておくと安心です。
「進める前に一点だけ確認させてください。私の担当は○○までということで合っていますでしょうか」と伝えます。
確認に時間をかけたくない場合は、質問を1つに絞り、回答をもらってから作業に入るとスムーズです。
仕事を丸投げされたときは「担当範囲を確認してから進める」
仕事を丸投げされたように感じたときは、いきなり相手を責めるのではなく、「何を・どこまで・いつまで担当するのか」を確認すると伝えやすくなります。
「こちらはどこまで対応すればよいでしょうか」「私は○○まで担当する認識で合っていますでしょうか」と聞けば、依頼内容を具体化できます。
最後に「○○まで、○日までですね」と復唱しておけば、認識違いを減らしながら仕事を進められます。
仕事を頼まれたときの負担や担当範囲を調整したい人へ
仕事を一度に多く頼まれた場合や、対応できる量を調整したい場合は、次の記事も参考になります。
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