自分の担当ではない仕事を頼まれたときは、いきなり「私の仕事ではありません」と拒否するより、担当範囲を確認したうえで、対応が難しいことを簡潔に伝えると角が立ちにくくなります。
そのまま使いやすい言い方は、次のようなものです。
「申し訳ありませんが、こちらは私の担当業務ではないため、対応が難しい状況です。」
「確認ですが、この作業は私の担当という認識で合っていますでしょうか。現在の担当業務との兼ね合いで、今回は対応が難しいです。」
「こちらは○○さんの担当と認識しています。私が対応する必要があれば、優先順位を確認させてください。」
ポイントは、相手の依頼を責めるのではなく、「担当範囲」「現在の仕事」「対応できるか」を分けて伝えることです。
担当外の仕事を断るときは「できない理由」を短く伝える
担当ではない仕事を断るとき、長く事情を説明しすぎると、かえって話が複雑になることがあります。
「担当業務ではない」「現在の仕事との両立が難しい」など、相手が判断できる情報に絞って伝えると、話を進めやすくなります。
担当範囲が明確な場合
自分の担当がはっきりしている場合は、その事実を落ち着いて伝えます。
「こちらは私の担当範囲には含まれていないため、対応できません」と、短く結論を伝える方法があります。
担当者が別にいる場合
誰が担当する仕事なのか分かっているなら、その点も添えると断りやすくなります。
「こちらは○○さんが担当されている業務と認識しています。私から対応するのではなく、○○さんに確認していただけますでしょうか」と伝えます。
上司から担当外の仕事を頼まれたときの断り方
上司から頼まれた場合は、「担当外だからやりません」とだけ伝えるより、担当範囲と現在の仕事を確認しながら相談する形にすると伝えやすくなります。
「こちらは私の担当ではないと認識しています。現在○○を進めていますが、こちらを優先したほうがよいでしょうか」と聞く方法があります。
上司が担当変更を意図している可能性もあるため、まず依頼の意図を確認してから判断すると、認識違いを防げます。
同僚から担当外の仕事を頼まれたときの伝え方
同僚から頼まれた場合は、担当者を確認する形で伝えると、相手を責めずに断りやすくなります。
「ごめん、この作業は私の担当ではないと思うので、担当の○○さんに確認してもらえるかな」と伝えられます。
担当者が分からない場合は、「この件は誰が担当になっていますか」と先に確認してから、対応できるかを判断しても構いません。
今の仕事があって担当外の仕事までできないとき
担当外であることに加えて、現在の仕事が残っている場合は、両方を伝えると状況を理解してもらいやすくなります。
「現在○○の対応中で、こちらまで手が回らない状況です。担当外の作業でもあるため、今回は対応が難しいです」と伝えます。
単に「忙しいからできない」とするのではなく、担当範囲と現在の業務量の両方を理由にすることで、断る内容を具体的にできます。
代わりにできることを提案できる場合
担当外の仕事そのものはできなくても、情報を伝えたり、担当者につないだりできる場合があります。
担当者を案内する
「こちらは○○さんの担当だと思いますので、○○さんに確認していただけますか」と、適切な担当者を案内します。
自分が仕事を引き取るのではなく、担当者につなぐだけなら、必要以上に担当範囲を広げずに済みます。
できる範囲だけ手伝う
担当外でも、簡単な確認など一部だけなら対応できる場合は、その範囲を明確にします。
「内容の確認まではできますが、実際の作業は担当の方にお願いできますでしょうか」と伝えれば、どこまでなら対応できるかを示せます。
代替案を出せないときの断り方
担当者を紹介したり、一部だけ対応したりすることも難しい場合は、無理に代替案を作る必要はありません。
「申し訳ありませんが、現在の担当業務があるため、こちらまで対応することができません」と、対応できないことを明確に伝えます。
断る結論を曖昧にすると、「少し待てばやってもらえる」と受け取られることがあります。対応できない場合は、「今回は対応できません」と言い切ることも大切です。
「これくらいお願い」と言われたときの返し方
担当外の仕事を断ろうとすると、「これくらいならお願い」と頼まれることがあります。その場合も、できるかどうかを曖昧にせず、担当範囲を伝えます。
対応できない場合
「申し訳ありませんが、現在の担当業務を優先したいため、こちらまで対応するのは難しいです」と伝えます。
相手の仕事を否定するのではなく、自分が今担当している業務を理由として伝えると、個人的な拒否という形になりにくくなります。
上司の判断が必要な場合
「担当外の作業なので、対応する場合は現在の仕事との優先順位を確認させてください」と伝える方法もあります。
これなら、誰が担当するべきかを自分だけで判断せず、仕事全体の優先順位を確認できます。
担当外かどうか分からない仕事を頼まれたとき
そもそも自分の担当なのか分からない場合は、最初から断るのではなく、担当範囲を確認しましょう。
「念のため確認ですが、この作業は私の担当ということでしょうか」と聞けば、依頼の意図を確認できます。
担当変更などの事情があれば、その場で説明してもらえるため、「担当外だと思って断ったけれど、実は自分の仕事だった」という行き違いも防げます。
担当外の仕事を断るときに避けたい言い方
「それ私の仕事じゃないので」「なんで私がやるんですか」「自分でやってください」のような言い方は、内容が同じでも相手を責める印象になりやすくなります。
代わりに、「担当範囲を確認したいのですが」「こちらは○○さんの担当と認識しています」と、業務上の確認として伝えるとよいでしょう。
また、担当外であることを理由に何でも断るのではなく、必要に応じて担当者や優先順位を確認することも大切です。
担当外の仕事を断るときは「担当範囲＋対応できるか」を伝える
自分の担当ではない仕事を頼まれたときは、「これは自分の担当なのか」「対応できる状況なのか」「代わりにできることはあるか」を整理してから伝えると、言葉にしやすくなります。
「こちらは私の担当ではないため、今回は対応が難しいです」と明確に伝えてもよいですし、「担当の○○さんに確認していただけますか」とつなぐ方法もあります。
上司からの依頼で判断に迷う場合は、「対応する場合、現在の仕事とどちらを優先すればよいでしょうか」と確認することで、優先順位を整理できます。
仕事を断るときの伝え方を考えるなら、こちらの記事も参考に
担当外の仕事だけでなく、仕事量や時間の問題で依頼を断りたい場合は、次の記事も参考になります。
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