仕事を進めたあとで、内容の修正ややり直しが必要になることがあります。「また最初からやり直すことになった」と上司に伝えるのは気が重く、どのように報告すればよいのか迷う人もいるでしょう。
やり直しが必要になったときは、原因を長く説明するより、「何をやり直すのか」「現在どこまで進んでいるのか」「今後どうするのか」を簡潔に伝えると、状況を共有しやすくなります。
まずは、そのまま使いやすい短い例文を紹介します。
「○○の作業について、修正が必要なことが分かりました。現在の状況と今後の対応を報告します。」
「先ほど提出した○○ですが、△△の修正が必要になりました。修正後の予定についてご相談させてください。」
「○○についてやり直しが必要になりました。現時点では△△まで完了しているため、これから修正していきます。」
やり直しが必要になったときは「何が変わったか」を先に伝える
やり直しについて報告するときは、「やり直します」とだけ伝えるより、なぜ修正が必要になったのかを簡潔に伝えると状況が分かりやすくなります。
ただし、原因を細かく説明しすぎると、報告の要点が分かりにくくなることがあります。まずは、やり直しが必要になった事実と変更点を明確にしましょう。
修正が必要になった部分を伝える
仕事全体をやり直すのか、一部だけ修正するのかを伝えると、上司も状況を把握しやすくなります。
「○○のうち、△△の部分について修正が必要になりました。」
「作成した資料の一部に修正が必要なため、該当部分をやり直します。」
やり直しが必要になった理由を簡潔に伝える
理由が分かっている場合は、事実を中心に短く説明します。
「確認したところ、○○の条件と合っていない部分があったため、修正が必要になりました。」
「先ほど確認した内容と現在の条件が違っていたため、一部やり直しが必要になっています。」
自分のミスでやり直しになったときの上司への報告
自分の確認不足や作業ミスが原因でやり直しになった場合は、言い訳を重ねるより、何が起きたのかを簡潔に伝えるほうが状況を共有しやすくなります。
ミスの報告と同じように、事実と今後の対応を分けて伝えると、必要以上に話が長くなりません。
自分の確認不足を伝える
自分の作業に原因がある場合は、原因が分かっている範囲で簡潔に伝えます。
「私の確認が不足していたため、○○の部分をやり直す必要があります。」
「確認時に○○を見落としていたため、△△について修正が必要になりました。」
今後の対応も続けて伝える
原因だけを報告して終わらず、これからどう対応するのかを続けて伝えると、状況が整理されます。
「確認不足があったため、○○を修正します。修正後にもう一度確認してから共有します。」
「○○の部分に誤りがあったため、やり直します。完了後に全体を再確認します。」
上司から指摘されてやり直すことになったときの言い方
上司から指摘を受けて修正する場合は、「指摘されたから仕方なくやる」という印象にならないよう、修正内容と対応を確認して伝えます。
指摘内容を正しく理解できているか不安な場合は、やり直しに入る前に確認しておくことも大切です。
指摘内容を確認してからやり直す
どこを直せばよいのか曖昧な場合は、修正箇所を具体的に確認します。
「ご指摘いただいた○○の部分を修正するという認識で合っていますでしょうか？」
「確認ですが、今回は△△まで修正してから再提出すればよろしいでしょうか？」
修正内容を復唱する
やり直しの範囲が複数ある場合は、自分の理解した内容を復唱しておくと認識違いを防ぎやすくなります。
「では、○○を修正し、△△も確認したうえで再提出します。」
「○○と△△を修正して、全体を確認してから再度共有するということで進めます。」
やり直しに時間がかかりそうなときの報告
やり直しによって作業時間が増える場合は、できるだけ早めに予定への影響を共有しておくと、後から急に期限が厳しくなることを避けやすくなります。
正確な時間が分からない場合は、無理に断定せず、現時点での見込みとして伝えましょう。
作業時間の見込みを伝える
やり直しに必要な時間をある程度見積もれる場合は、具体的に共有します。
「今回の修正には、現時点では○時間ほどかかる見込みです。」
「○○までやり直す場合、通常の作業より時間がかかるため、今日中の完了は難しい可能性があります。」
予定への影響を相談する
ほかの仕事にも影響する場合は、現在の状況を伝えたうえで優先順位を相談します。
「やり直しに時間が必要なため、予定していた△△の作業に影響する可能性があります。どちらを先に進めるかご相談してもよいでしょうか？」
「○○の修正を優先すると、△△の開始が遅れる見込みです。進める順番について確認させてください。」
やり直しで期限に間に合わなさそうなときの伝え方
やり直しによって当初の予定どおりに終わらない可能性がある場合は、期限直前まで黙っているより、分かった段階で状況を共有しておくほうが相談しやすくなります。
「間に合いません」と断定する前に、現在の進捗とやり直しに必要な時間を伝え、期限について相談しましょう。
期限への影響を伝える
予定どおりに進めることが難しくなりそうなら、その可能性を事実として伝えます。
「やり直しが発生したため、当初予定していた○日までの完了が難しくなる可能性があります。」
「修正に時間が必要なため、○日までの提出について一度ご相談させてください。」
期限を相談するときの言い方
期限の変更が必要か判断できない場合は、上司に選択肢を示しながら相談できます。
「○日の提出に間に合わせる場合は、△△の作業を後にする必要があります。どちらを優先すればよいでしょうか？」
「やり直しを優先すると○日ごろの完了になりそうです。期限についてご相談できますでしょうか？」
やり直しが必要だが、どこから手をつけるか分からないとき
修正箇所が複数ある場合や、やり直しの範囲が広い場合は、何から手をつけるべきか迷うことがあります。
その場合は、自分だけで判断せず、優先する部分を上司に確認してから進める方法があります。
修正する順番を確認する
複数の修正がある場合は、まずどこを優先するのかを確認します。
「修正箇所が○○と△△にあります。どちらから対応するのがよいでしょうか？」
「やり直す部分が複数あるため、優先順位を確認させてください。」
現在の仕事との優先順位を確認する
ほかの仕事も抱えている場合は、やり直しを含めて優先順位を確認します。
「現在進めている○○と今回の修正では、どちらを先に対応すればよいでしょうか？」
「やり直しをすぐ始める場合、予定していた△△を後にする必要があります。優先順位をご相談させてください。」
やり直しの原因が自分だけではないときの報告
仕事のやり直しは、自分のミスだけが原因とは限りません。条件変更や追加の要望、前提の変更などによって修正が必要になることもあります。
その場合は、誰かの責任を追及するのではなく、「何が変わったためにやり直しが必要なのか」を事実として伝えます。
条件が変わったことを伝える
前提や依頼内容が変わった場合は、その変更点を簡潔に説明します。
「当初の条件から○○が変更になったため、作成済みの部分を修正する必要があります。」
「今回△△の条件が追加になったため、すでに作成した○○を一部やり直す必要があります。」
責任を決めつけずに状況を共有する
「誰が悪いか」ではなく、現在の仕事にどのような変更が必要なのかを中心に伝えます。
「当初の内容と現在の条件が変わっているため、○○について修正が必要です。」
「前回確認した内容から変更があったため、△△の部分を作り直す必要があります。」
やり直しが終わったときの報告
やり直しが完了したら、「終わりました」だけではなく、何を修正したのかを簡潔に伝えると、上司も確認しやすくなります。
特に再確認が必要な仕事では、修正内容と現在の状態をセットで報告しましょう。
修正した内容を伝える
どの部分をやり直したのかを簡潔に説明します。
「○○の部分を修正し、△△までやり直しました。」
「ご指摘いただいた○○を修正し、関連する部分もあわせて確認しました。」
再確認したことを伝える
修正後に自分で確認した場合は、そのことも共有します。
「修正後に全体を確認し、今回指摘いただいた部分が反映されていることを確認しました。」
「○○を修正したあと、同じ箇所が残っていないか全体を確認しています。」
やり直しが何度も必要になったときの相談
同じ作業で何度も修正が発生する場合は、その都度やり直すだけでなく、どこを確認すればよいのか相談する方法もあります。
責任を追及する形ではなく、次回以降の進め方を確認する相談として伝えると話しやすくなります。
事前に確認したいことを聞く
同じような修正が続く場合は、作業前に確認すべきポイントを聞いておきます。
「今後同じ作業をするときに、今回と同じ修正を避けるため、事前に確認しておくポイントを教えていただけますか？」
「次回から迷わず進められるように、作業前に確認しておいたほうがよい点を教えていただきたいです。」
作業の進め方を相談する
やり直しが多く発生している場合は、途中で確認するタイミングについて相談することもできます。
「完成してから修正するより、途中で一度確認していただくことは可能でしょうか？」
「次回は○○の段階で一度確認いただいたほうがよいでしょうか？」
やり直しが必要になったときに避けたい言い方
やり直しの原因が自分にある場合でも、「全部自分のせいです」と必要以上に自分を責める必要はありません。状況報告では、事実と今後の対応を明確にすることを優先しましょう。
また、「○○さんの指示が悪かったので」「最初に聞いていなかったので」のように、相手の責任を強く指摘する言い方も避けたほうが無難です。
やり直しの原因に変更や認識の違いがある場合でも、「○○が変更になったため修正が必要です」のように、起きた事実を中心に伝えると落ち着いて話しやすくなります。
やり直しが必要になったときは「原因＋現在の状況＋今後の対応」で報告する
仕事のやり直しが必要になったときは、「やり直します」とだけ伝えるのではなく、なぜ必要になったのか、現在どこまで進んでいるのか、これからどう対応するのかを整理して伝えましょう。
「○○の部分に修正が必要になりました。現在は△△まで進んでいるため、これから○○をやり直します」と伝えると、状況を簡潔に共有できます。
やり直しによって期限やほかの仕事に影響が出そうな場合は、その可能性も早めに伝えましょう。必要であれば「どちらを先に進めるか」「期限をどうするか」まで上司に相談すると、次の行動を決めやすくなります。
関連する記事
- 仕事のミスを報告するとき上司になんて言う？怒られるのが怖いときの伝え方と例文（準備中）
- 「仕事を任せてほしい」とき上司になんて言う？仕事を増やしてもらう頼み方と例文（準備中）
- どの仕事を先にやるべきか上司に聞く言い方｜優先順位を確認する例文（準備中）