上司から仕事を頼まれたものの、「これって何のためにやるんだろう？」と目的が分からないことがあります。
目的が分からないまま進めると、必要な内容とズレたり、やり直しになったりすることもあります。
そんなときは、次のように聞けば大丈夫です。
「こちらの作業について、最終的にどのような目的で使うものか確認してもよろしいでしょうか？」
「○○を作成する件ですが、何を重視すればよいか確認させてください。」
「認識を合わせておきたいのですが、今回の作業は○○を目的として進めるという理解で合っていますか？」
ポイントは、「目的が分かりません」と相手の指示を否定するのではなく、「認識を合わせたい」「何を重視すればいいか確認したい」と伝えることです。
仕事の目的を確認するときは「何のため？」ではなく「何を目指すか」を聞く
「この仕事は何のためですか？」とストレートに聞くこともできますが、言い方によっては「そんなことも分からないの？」と受け取られるのが心配になる人もいるでしょう。
そこで、目的そのものだけではなく、仕事を終えたときに何を実現したいのかを確認します。
たとえば、
「今回の資料は、最終的にどのような場面で使う予定でしょうか？」
「この作業では、特にどの部分を重視すればよいでしょうか？」
「今回の対応で、最終的にどういう状態になっていればよいか教えていただけますか？」
という聞き方です。
これなら、仕事の目的だけでなく、完成イメージまで確認できます。
上司に仕事の目的を確認するときの聞き方
目的そのものを確認したい場合
何のための作業なのか分からないときは、まず目的をそのまま確認します。
「こちらの作業について、最終的な目的を確認させていただいてもよろしいでしょうか？」
「今回の○○は、何を目的として進めればよいでしょうか？」
「○○を作成する目的について、認識を合わせておきたいのですが、教えていただけますか？」
仕事そのものを否定するのではなく、自分が正しく進めるための確認として聞くのがポイントです。
何を重視すればいいか確認したい場合
目的はなんとなく分かるものの、「正確さ」「スピード」「見やすさ」など、何を優先すべきか分からない場合もあります。
その場合は、目的を聞き直すより、重視するポイントを確認したほうが具体的です。
「今回の資料は、内容の詳しさと見やすさのどちらを重視したほうがよいでしょうか？」
「この作業では、まずスピードを優先すればよいでしょうか。それとも内容の精度を優先したほうがよいですか？」
「○○について、特に確認しておいたほうがいいポイントはありますか？」
目的が分かっても、優先順位が分からなければ判断に迷います。必要な場合は、ここまで確認しておきましょう。
「何を作ればいいか」は分かるけど「誰のためか」が分からない場合
資料作成などでは、作るもの自体は分かっていても、誰が使うのか分からないことがあります。
その場合は、利用する相手を確認します。
「こちらの資料は、主にどなたが見る予定でしょうか？」
「この資料を使う相手に合わせて内容を調整したいのですが、想定している対象者を教えていただけますか？」
「社内向けでしょうか、それとも社外の方が見る資料でしょうか？」
誰が使うのかが分かれば、必要な情報量や表現も判断しやすくなります。
確認した内容を復唱して認識違いを防ぐ
上司から目的を説明してもらったら、「分かりました」で終わらせず、必要に応じて自分の理解を短く伝えてみましょう。
これが認識合わせです。
たとえば、
「ありがとうございます。つまり、今回は○○を目的として、△△を重視して作成するという理解で合っていますか？」
この一言があると、自分の理解が間違っていないかその場で確認できます。
特に、後から「そういう意味で頼んだんじゃない」となりそうな仕事では、復唱しておくと安心です。
目的を聞くときに避けたい言い方
「これ何の意味があるんですか？」
疑問そのものは自然ですが、「意味がない仕事なのでは？」というニュアンスになりやすい言い方です。
代わりに、
「今回の作業の目的を確認させていただけますか？」
と聞けば、自分が理解するための質問だと伝わりやすくなります。
「目的が分からないのでできません」
目的が分からないことと、仕事を進められないことを一緒にしてしまうと、拒否しているように聞こえる場合があります。
まずは、
「目的を確認してから進めたいのですが、今回の作業は○○という認識で合っていますか？」
のように確認しましょう。
上司から「とりあえずやって」と言われたら？
目的を聞いても、「まずやってみて」「とりあえず作って」と言われることもあります。
その場合は、必要以上に目的を掘り下げず、最低限の完成条件を確認します。
「承知しました。まずは○○の形で作成します。特に指定がなければ、○日までに一度お見せします。」
「分かりました。まず作成してみます。完成したものを確認いただく形でよろしいでしょうか？」
目的が完全に理解できなくても、期限・形式・確認方法が分かれば仕事を進められる場合があります。
目的を確認しても分からないときは、質問を1つずつ分ける
目的が分からないときに、一度にたくさん質問すると、かえって話が複雑になることがあります。
まずは一番重要な点から確認しましょう。
- 何のための仕事なのか
- 誰が使うのか
- 何を重視するのか
- いつまでに必要なのか
たとえば、「目的も対象者も期限も全部分かりません」とまとめて聞くより、
「まず、今回の資料は誰が使うものか教えていただけますか？」
と一つ確認します。
回答を聞いたうえで、必要なら次の質問をするほうが、認識を整理しやすくなります。
目的が分からない仕事ほど、最初に確認したほうがいい
仕事を頼まれたとき、「とりあえず言われたとおりにやればいい」と考えてしまうこともあります。
しかし、目的が分からないまま進めると、途中で方向性が違うことに気づく可能性があります。
だからこそ、少しでも判断に迷うなら、早い段階で確認しておきましょう。
「認識を合わせておきたいのですが、今回の作業は○○を目的として進めるという理解で合っていますか？」
相手の指示を否定するためではなく、頼まれた仕事を正しく進めるための確認と考えれば大丈夫です。
まとめ
頼まれた仕事の目的が分からないときは、無理に推測して進めるより、早めに上司へ確認しましょう。
特に使いやすいのは、次の3つです。
- 「今回の作業の目的を確認させていただけますか？」
- 「何を重視して進めればよいでしょうか？」
- 「○○を目的として進めるという理解で合っていますか？」
「分からない」とだけ伝えるのではなく、何を確認したいのかを具体的にすると、上司も答えやすくなります。
また、説明を受けた後に自分の理解を短く復唱しておけば、認識違いも防ぎやすくなります。
目的が分からないことを恥ずかしいと思う必要はありません。仕事を正しい方向に進めるための確認として、必要なことを一つずつ聞いていきましょう。