上司から受けた指示が、仕事の途中で変わることがあります。
「さっきはAと言われたのに、今はBと言われたけど、どちらで進めればいいんだろう？」と迷ったら、変更された内容をそのまま確認しましょう。
そのまま使いやすい言い方は、次のとおりです。
「先ほどは○○というお話でしたが、今回は△△に変更という理解で合っていますか？」
「確認ですが、これまで進めていた○○ではなく、今後は△△で進めるということでよろしいでしょうか？」
「認識を合わせておきたいのですが、先ほどの指示から変更になった点は○○ということで合っていますか？」
ポイントは、「さっきと言っていることが違います」と責めるのではなく、「変更点を確認したい」という形で聞くことです。
指示が変わったときは「どちらで進めるか」を確認する
上司の指示が途中で変わったとき、一番困るのは「結局どちらの指示で進めればいいのか分からない」という状態です。
この場合は、以前の指示と現在の指示を並べて確認します。
「先ほどは○○で進めるというお話でしたが、今のお話では△△ということで、今後はこちらで進めるという認識で合っていますか？」
この聞き方なら、上司の発言を否定するのではなく、現在の指示を確認していることが伝わります。
特に、すでに作業を始めている場合は、「今までの作業をどうするのか」まで確認しておくと安心です。
状況別の確認の仕方
これまでの指示から完全に変更された場合
作業の方向そのものが変わった場合は、以前の指示と新しい指示を整理して確認します。
「これまでは○○を進めていましたが、今後は△△を優先するということでしょうか？」
「確認ですが、先ほどまでの○○ではなく、これからは△△を進めるという理解で合っていますか？」
変更点を明確にすれば、以前の作業をそのまま続けてしまうことを防ぎやすくなります。
一部だけ変更された場合
仕事全体ではなく、期限や内容など一部分だけ変更された場合は、変更された部分に絞って確認します。
「作業内容はこれまでどおりで、期限だけ○日から○日に変更という理解で合っていますか？」
「○○の部分はそのままで、△△だけ変更になったということでよろしいでしょうか？」
すべてを聞き直すのではなく、変わった部分だけ確認すると話が分かりやすくなります。
変更前の作業をすでに進めている場合
すでに作業を進めていた場合は、「今までやった分をどうするか」も確認しておきましょう。
「○○についてここまで進めています。今回の変更に合わせて、この作業はここで止めて△△に切り替えるということでよろしいでしょうか？」
「これまで作成した○○がありますが、こちらは残したうえで△△を追加する形でしょうか？」
これなら、これまでの作業を無駄にするかどうかを自分だけで判断せずに済みます。
指示変更と一緒に優先順位も変わったとき
指示が変わったことで、複数の仕事の優先順位が分からなくなることもあります。
たとえば、もともとの仕事を進めている途中で、新しい仕事を優先するよう言われた場合です。
この場合は、変更内容と優先順位をまとめて確認します。
「現在○○を進めていますが、△△を先に対応するということでよろしいでしょうか？○○はその後に進めます。」
これなら、単に「指示が変わりましたか？」と聞くだけでなく、自分が次に何をするのかまで確認できます。
「前と言っていることが違います」と言いたくなったとき
上司の指示が以前と変わっていると、「さっきと言っていることが違いませんか？」と伝えたくなることがあります。
ただ、相手の間違いを指摘する形より、変更されたことを前提に確認するほうが角が立ちにくくなります。
たとえば、
「先ほどは○○と伺っていましたが、現在は△△で進めるということで合っていますか？」
という言い方です。
これなら、「どちらが正しいのか」を争うのではなく、今後どう進めるかを確認する会話になります。
変更理由まで聞いたほうがいい？
指示が変わったとき、理由が気になることもあります。
ただ、仕事を進めるために必要なのが「どの指示に従えばいいか」の確認だけなら、必ずしも理由まで聞く必要はありません。
まずは、現在の指示と自分が取るべき行動を確認しましょう。
もし理由を知っておいたほうが、その後の判断に役立つのであれば、次のように聞けます。
「今後の判断の参考にしたいのですが、今回○○から△△に変更になった理由を教えていただいてもよろしいでしょうか？」
「なぜ変えたんですか？」と問い詰めるのではなく、自分が今後の判断に活かすためという形にすると聞きやすくなります。
変更された指示を復唱して認識をそろえる
指示の変更について確認できたら、最後に自分の理解を短く復唱しておきましょう。
「ありがとうございます。では、○○はいったん止めて、△△を今日中に進めるということで対応します。」
「承知しました。今後は△△を優先し、○○については後回しにして進めます。」
このように、「何をするのか」「何を止めるのか」「どちらを優先するのか」を言葉にしておくと、認識違いを防ぎやすくなります。
変更された指示があいまいなときは、一つずつ確認する
指示が変わったうえに、新しい指示もあいまいな場合があります。
そのときは、すべてを一度に質問するのではなく、仕事を進めるうえで重要な点から確認しましょう。
- 何をするのか
- 何をやめるのか
- どちらを優先するのか
- いつまでに必要なのか
たとえば、まずは次のように聞きます。
「まず確認したいのですが、今後は○○ではなく△△を進めるということで合っていますか？」
ここが確認できたら、必要に応じて期限などを続けて確認します。
指示が変わったら、以前の指示を自分だけで判断して続けない
途中で指示が変わったとき、「さっきまでこう言われていたから」と以前の指示をそのまま続けると、現在の意図とズレる可能性があります。
反対に、「新しい指示だから」と以前の作業をすべて無視してよいとも限りません。
だからこそ、迷ったら、
「これまで○○を進めていましたが、今回の変更を受けて、どこまで続けるべきか確認させてください。」
と聞いておきましょう。
自分だけで判断せず、変更後の進め方を確認することが大切です。
まとめ
上司の指示が途中で変わったときは、「前と言っていることが違います」と指摘するより、変更点と今後の進め方を確認しましょう。
使いやすいのは、次のような言い方です。
- 「先ほどは○○でしたが、今回は△△に変更という理解で合っていますか？」
- 「今後はこちらの内容で進めるということでよろしいでしょうか？」
- 「これまで進めていた○○は、ここで止めて△△に切り替えるということで合っていますか？」
特に、すでに作業を進めている場合は、変更された内容だけでなく、これまでの作業をどうするのかまで確認しておくと安心です。
最後に「では○○として進めます」と復唱すれば、自分と上司の認識もそろえやすくなります。