仕事の説明をしたものの、相手の反応を見ると意図が伝わっていないことがあります。「今の説明では分かりにくかったかも」と思っても、どこから言い直せばいいのか迷うものです。
そんなときは、相手の理解不足を指摘するのではなく、自分の説明を整理し直す形で伝えると、角が立ちにくくなります。
まずは、そのまま使いやすい短い言い方を紹介します。
「すみません、先ほどの説明が分かりにくかったかもしれないので、もう一度整理してお伝えします。」
「説明が少し分かりにくかったと思うので、○○の点から改めてお伝えしてもいいですか？」
「私の伝え方がうまくなかったかもしれません。確認したい点を一つずつお伝えします。」
説明が伝わっていないときは「自分の伝え方」を起点にする
相手が内容を理解していないように見えるとき、「ちゃんと聞いてもらえましたか？」などと相手側の問題として伝えると、責められているように感じさせることがあります。
「私の説明が分かりにくかったかもしれません」と自分の伝え方を起点にすると、相手を責めずに説明をやり直せます。
説明を最初から整理し直す
内容が複雑になってしまった場合は、いったん区切って最初から簡潔に説明します。
「先ほど少し説明が前後してしまったので、改めて順番にお伝えします。」
「分かりにくくなってしまったので、結論からもう一度説明します。」
伝えたい部分を絞って言い直す
すべてを最初から説明し直す必要がない場合は、特に伝わっていなかった部分だけを取り出します。
「○○の部分が分かりにくかったと思うので、そこだけもう一度説明します。」
「特にお伝えしたかったのは○○の点です。そこを改めて説明させてください。」
自分の説明が伝わったか確認するときの聞き方
説明し直したあとは、相手がどこまで理解できたのかを確認すると、同じ説明を何度も繰り返さずに済みます。
ただし、「分かりましたか？」だけでは、相手が答えにくいことがあります。具体的に確認したい内容を示して聞くと、認識の違いを見つけやすくなります。
理解した内容を確認する
相手がどのように受け取ったのかを聞くことで、自分の説明と相手の認識が合っているか確認できます。
「ここまでで、どのように進めるか認識は合っていますでしょうか？」
「私の説明では○○という意味なのですが、そのように伝わっていますでしょうか？」
確認したい点を一つに絞る
いくつも質問すると、さらに話が複雑になることがあります。特に重要な一点から確認すると、認識を合わせやすくなります。
「まず○○の部分だけ、私の説明どおりに伝わっているか確認してもいいですか？」
「いくつかあるのですが、まず○○についての認識が合っているか確認させてください。」
相手の理解が自分の意図と違っていたときの言い直し方
相手から返ってきた内容が自分の意図と違っていた場合は、「違います」とすぐ否定するより、正しい内容を改めて伝えるほうが話を進めやすくなります。
相手の理解を責めるのではなく、「私が伝えたかったのはこちらです」と整理すると、認識を修正しやすくなります。
意図と違うことをやわらかく訂正する
相手の理解が違っていた場合でも、まず自分の意図を説明します。
「ありがとうございます。少し伝え方が悪かったのですが、私がお伝えしたかったのは○○のほうです。」
「すみません、そこが少し分かりにくかったと思います。今回お願いしたいのは○○です。」
正しい内容をもう一度伝える
訂正するときは、「違います」とだけ言うのではなく、何が正しいのかを具体的に伝えます。
「○○ではなく、今回は△△という意味でお伝えしています。」
「今回の対応は○○ではなく、まず△△をお願いしたいという内容です。」
説明が長くなってしまったときの言い直し方
説明しているうちに情報が増え、何を一番伝えたいのか分かりにくくなることがあります。
その場合は、いったん結論に戻り、「一番伝えたいこと」を先に伝え直します。
結論から伝え直す
細かい事情を先に説明してしまった場合は、結論を最初に置きます。
「いろいろ説明してしまいましたが、一番お伝えしたいのは○○です。」
「話が長くなってしまったので、結論だけ先にお伝えします。今回は○○をお願いしたいです。」
必要な情報だけに整理する
すべての事情を説明し直すのではなく、相手が判断するために必要な情報だけに絞ります。
「細かい経緯は省いて、今回必要な部分だけお伝えします。」
「まず○○について知っていただければ大丈夫なので、その点に絞って説明します。」
上司に説明が伝わっていないときの言い直し方
上司に対して説明し直す場合は、長い言い訳をするより、結論や確認したいことを明確にすると伝わりやすくなります。
特に仕事の判断をお願いする場合は、「何を判断してほしいのか」を最後まで曖昧にしないことが大切です。
判断してほしいことを明確にする
上司に判断を求める場合は、説明の最後に判断してほしい内容を具体的に伝えます。
「説明が分かりにくくなってしまったので、改めてお伝えします。今回ご相談したいのは、○○で進めてよいかという点です。」
「先ほどの説明を整理すると、○○と△△があります。どちらで進めるかご相談したいです。」
優先して伝える内容を整理する
上司が忙しい場合は、経緯をすべて話すより、結論と必要な情報を先に伝えるほうが確認してもらいやすくなります。
「お時間を取っていただいているので、結論からお伝えします。○○について判断をお願いしたいです。」
「先ほどは経緯から説明しましたが、まず判断いただきたいのは○○の部分です。」
同僚に説明が伝わっていないときの言い直し方
同僚に仕事を依頼するときも、相手が別の内容として受け取っているようなら、伝えたい内容を整理し直します。
相手の理解を否定するより、「お願いしたかったのは○○です」と具体的に伝えると、次の行動につなげやすくなります。
依頼内容を言い直す
何をしてほしいのかが伝わっていない場合は、作業内容を具体的にします。
「すみません、お願いしたかったのは○○の作業です。△△ではなく、○○をお願いできますか？」
「先ほどの説明が分かりにくかったと思います。今回お願いしたいのは、○○までの対応です。」
期限や完成形を確認する
作業内容だけでなく、いつまでに何を完成させるのかが重要なら、その部分も改めて共有します。
「○○をお願いしたうえで、○日までに共有いただきたいという意味です。」
「完成したものを○日までにいただきたいので、その前提でお願いできますか？」
説明を言い直したあとに復唱してもらう方法
重要な仕事では、説明し直したあとに相手の理解を確認しておくと、後から「そういう意味だと思わなかった」という行き違いを防ぎやすくなります。
ただし、「私の言ったことを言ってみてください」のような聞き方は、相手を試しているように感じさせることがあります。自然な会話の中で認識を確認しましょう。
進め方を確認する
作業の進め方について認識をそろえたい場合は、次に何をするのかを確認します。
「では、まず○○をして、そのあと△△という流れで進めるという認識で合っていますか？」
「今回はこちらで○○を対応して、○○さんには△△をお願いする流れでよろしいでしょうか？」
期限を確認する
期限がある場合は、日付を言い直しておくと認識違いを防ぎやすくなります。
「では、○日までに○○を共有するということで認識を合わせておきます。」
「○日までに対応していただき、その後こちらで確認するという流れで合っていますでしょうか？」
説明が伝わっていないときに避けたい言い方
説明がうまく伝わらないと焦ってしまいますが、「ちゃんと聞いてください」「さっき説明しましたよね」と相手を責めるような言い方は避けたほうが無難です。
また、「普通は分かりますよね」「これくらい分かると思ったのですが」のように、相手の理解力を評価するような言い方も、必要以上に話を険悪にする可能性があります。
伝わっていないと感じたときは、相手の理解を問題にするのではなく、自分の説明を整理し直すことを意識しましょう。
自分の説明が伝わっていないときは「整理して言い直す＋認識を確認する」
職場で自分の説明が伝わっていないときは、「分かってもらえない」と相手を責めるのではなく、自分の説明を整理してもう一度伝えると、話を進めやすくなります。
まずは「先ほどの説明が分かりにくかったかもしれないので、もう一度整理してお伝えします」と切り出し、結論や確認したい点を一つずつ伝えましょう。
最後に「○○という認識で合っていますか？」と確認すれば、相手との認識違いにも気づきやすくなります。重要な仕事ほど、説明した内容を短く復唱しておくと、その後の行き違いを減らせます。
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